Digicoaching levert altijd winst op
Tijd en aandacht in de vorm van coaching levert een positieve bijdrage als het gaat om het beperken van de uitstroom van zorgmedewerkers. Dat bleek eind 2019 uit een interne evaluatie bij Lelie zorggroep. Toen uit een medewerkersenquête ook duidelijk werd dat er veel chagrijn was over het werken met computers, was de link snel gelegd. De zorgorganisatie investeerde in de opleiding van 8 digicoaches die medewerkers helpen met het verbeteren van hun digitale vaardigheden. Maar eigenlijk doen ze veel meer dan dat.
Echte digibeten vragen niet uit zichzelf om hulp, vanwege schaamte of angst. Daarom gaan we met iedereen in gesprek.
Angst voor het onbekende
Fulltime digicoach Marcel Boers vertelt: “Zoals bij veel organisaties bleken bij Lelie zorggroep veel digivragen te leven. Mensen kiezen voor de zorg om het zorgen, niet om te werken met computers. Maar inmiddels is dat wel een groot onderdeel van hun werk geworden: rapportages in cliëntendossiers, e-mails versturen en werkroosters inzien. Bij mensen die nu instromen in de zorg is digivaardigheid een onderdeel van hun opleidingsprogramma.
Hun oudere collega’s moeten het leren in de praktijk en dat blijkt vaak een enorme uitdaging. Veel mensen zijn bang om fouten te maken en vermijden het werken met computers. Belangrijk is dan om hen aan de hand mee te nemen en stap voor stap te laten zien dat het allemaal wel meevalt. Daardoor ontstaat er vertrouwen en gaan ze leren. En dat is nodig, want de digitale ontwikkelingen gaan continu door.”
Veel koffiedrinken
“In het begin hebben we echt aan acquisitie moeten doen: veel koffiedrinken op de afdeling en uitleggen hoe wij als digicoaches kunnen helpen het werk makkelijker te maken. Uiteindelijk ging het balletje rollen door positieve mond-tot-mond reclame. Als je iemand binnen een zorgteam echt hebt kunnen helpen, dan gaan ze je vanzelf bij hun collega’s aanbevelen. We gaan nooit ongevraagd aan de slag. Medewerkers moeten het zelf willen, anders werkt het niet. Bij weerstand probeer ik het om te draaien door te vragen waar zij tegenaan aanlopen. Ik leg ook uit welke voordelen digicoaching oplevert, zoals meer tijd overhouden voor de leuke dingen in het werk en minder afhankelijk zijn van anderen. Eigenlijk lukt het dan altijd om samen aan de slag te gaan.”
Kleine stapjes
In het coachingswerk is geduld een schone zaak. Marcel: “Er zijn ook collega’s die problemen hebben met de Nederlandse taal en dat maakt het werken met computers nog moeilijker. Sommige mensen begeleid ik al een jaar en bij hen gaan de vorderingen in hele kleine stapjes. Maar het lukt altijd. Als coaches kunnen wij tijd en aandacht geven die teamleiders of leidinggevenden gewoonweg niet hebben. Vaak gaan de gesprekken over meer dan alleen computervragen. Wij vatten dat als volgt samen: de digivragen zijn de ingang, maar de mens het hoofddoel.”
Marcel Boers, digicoach Lelie zorggroep
Digicoaches kunnen tijd en aandacht geven die teamleiders of leidinggevenden gewoonweg niet hebben
Mensenmens
Volgens Marcel moet je als digicoach wel affiniteit hebben met digitale middelen en het leuk vinden om dingen uit te zoeken. “Bij de start van het project zijn we intensief getraind door de applicatiebeheerders van alle gebruikte softwareprogramma’s. Ook zijn we getraind in coachingsvaardigheden en gesprekstechnieken. Maar boven alles moet je een ‘mensenmens’ zijn, die tijd en aandacht wil geven om anderen te helpen. Soms is dat een langdurig traject, maar vaak gaat het ook heel snel. Er is niets mooiers dan iemand te helpen die nauwelijks kan lezen en schrijven, en die je na 4 weken een mailtje stuurt om je te bedanken. Daar word ik heel enthousiast van.”
Tijdwinst en meer werkplezier
De resultaten zijn lastig uit te drukken in cijfers. Wel is Marcel ervan overtuigd dat er voor elke zorgorganisatie winst te halen is door de inzet van digicoaches. “Ik hoor het terug van de medewerkers dat zij door het verbeteren van hun digivaardigheden meer tijd overhouden voor het eigenlijke zorgwerk en aandacht voor de patiënten.”
Judith Eijkelenboom, welzijnscoach Lelie zorggroep
Een digicoach op locatie is van toegevoegde waarde. Een belletje om mee te kijken in je mail, een belletje om mee te kijken in het elektronisch cliëntendossier of een belletje om mee te kijken naar de mogelijkheden op intranet. Het helpt de welzijnsmedewerkers om zekerder te worden in hun digivaardigheden
Daarnaast vangen de digicoaches veel gebruikersvragen af voor de ict-collega’s en applicatiebeheerders. “Wij zijn toegankelijk doordat we op de zorglocaties aanwezig zijn. Medewerkers zien ons voorbijlopen, en kunnen snel hun vragen kwijt, die vaak ook makkelijk op te lossen zijn. Daardoor merk je dat het chagrijn over het werken met computers afneemt. Ik hoop dat dit ook tot uitdrukking komt in de resultaten van de nieuwe medewerkersenquête, die recent is afgenomen. Tot slot behalen we ook winst doordat we het werkelijke probleem zichtbaar maken. Vaak is dat onduidelijk voor organisaties, omdat echte digibeten niet uit zichzelf om hulp vragen, uit schaamte of angst. Door met iedereen in gesprek te gaan, bereiken we een groot publiek en kunnen we de barrières wegnemen.”