Hoe ga je nu aan de slag met het digitaal vaardiger maken van jouw organisatie? Welke stappen moet je zetten en wat is er allemaal beschikbaar aan materiaal om je daarbij te helpen? Bekijk hier de route:
6 stappen naar digitaal vaardige medewerkers
1. VOORBESPREKEN
aandacht voor digivaardigheid
Digivaardigheid is een probleem dat vaak onderschat wordt. Het is belangrijk om draagvlak te vinden voordat je aan een project start. Zelfs als het al één van de pijlers van het jaarplan is, is het van belang om nogmaals het bestuur en management bewust te maken van het niveau van digitale vaardigheden in jullie organisatie.
Gebruik concrete voorbeelden waar jouw collega’s tegenaan lopen in het dagelijks werk door beperkte digitale vaardigheden. Dit maakt het zichtbaar waarom er iets veranderd moet worden.
Het niveau van de medewerkers binnen de organisatie is ook te meten m.b.v. een zelfscan.
Een andere manier om het niveau van de medewerkers te meten is door te kijken hoelang het geleden is dat zij op essentiële applicaties zijn ingelogd in een periode (2 weken bijvoorbeeld) waarin zij dat hadden moeten doen om hun werk uit te voeren.
Tip: Als je niet de tijd hebt voor een heel grondige nulmeting, maar wel een idee wilt hebben van hoe het ervoor staat in jouw organisatie dan kan je de ~15 voor jouw belangrijkste vragen selecteren. Denk dan van te voren goed na over wat je wilt weten.
Je kan managers ook hun eigen niveau van digitale vaardigheden laten testen, om aan te geven dat zij ook tegen kwesties aanlopen.
Vergeet echter niet dat de organisatie zelf ook invloed heeft op hoe de werknemers kunnen omgaan met de applicaties. Wees kritisch en doe bijvoorbeeld een nulmeting van hoe de implementatie van nieuwe programma’s en inlogmethodes en hulpvragen geregeld is bij jullie intern. Hoe zien de handleidingen voor de apparaten en applicaties eruit? Zijn er hier verbeterpunten mogelijk?
Tip: Maak voor de werknemers een overzicht welke applicaties er allemaal worden gebruikt in jouw organisatie, met een korte beschrijving erbij en de manier van inloggen. Dit kan het voor medewerkers al een stuk overzichtelijker maken.
Tip: In dit artikel lees je 7 manieren om onderzoek te doen naar digitale vaardigheden in jouw organisatie.
2. PLAN
wat & hoe
Er zijn verschillende manieren waarop een plan van aanpak kan worden geschreven. Wat betreft inhoud leiden deze verschillende manieren naar dezelfde uitkomst. Pak het planmatig aan. Maak je ambitie concreet, beschrijf hoe je dit wilt realiseren en met welke betrokkenen. De projectleider betrekt allerlei disciplines hierbij: P&O (om het thema van werving tot en met functioneringsgesprek in te bedden), ICT (zodat je weet wat veel voorkomende hulpvragen zijn én je hen betrekt in de aanpak), communicatie (zodat op allerlei manieren je organisatie informeert), management (zij weten wie digitale uitdagingen heeft en hebben een belangrijke rol om het doel te bereiken).
Dit format projectplan kan je helpen:
Eén van de manieren die verschillende organisaties in de regio al hebben ingezet is een Plan-in-1-dag sessie van Buro Strakz. Dit is een snelkooksessie waar mensen vanuit de verschillende takken in de organisatie voor een dag bij elkaar worden gezet om samen de knelpunten en oplossingsmogelijkheden in kaart te brengen en op basis daarvan een plan van aanpak te schrijven.
Andere organisaties zetten een (externe) projectleider in die een plan van aanpak schrijft. Hierbij worden ook de verschillende afdelingen betrokken, vaak in een wat uitgebreidere vorm, wat ook betekent dat dit langer duurt dan de snelkooksessie. Deze projectleider heeft vaak nog andere taken hiernaast zoals het coördineren van de digicoaches.
3. DIGICOACH
werven en trainen
De digicoach is een medewerker die collega’s persoonlijk ondersteunt bij het ontwikkelen van hun digitale vaardigheden. Hij of zij is meestal ongeveer 8 uur per week hiervoor beschikbaar.
Het takenpakket van een digicoach bestaat uit twee delen, het digi-deel en het coachende-deel. Het digi-deel heeft overlap tussen verschillende organisaties, maar hier zitten ook organisatie-specifieke aspecten aan door de applicaties en methodes die worden gebruikt. Sommige organisaties kiezen ervoor om de applicatiebeheerders en key users van de applicaties in te zetten bij dit deel van de opleiding van digicoaches. Daarnaast is er nog het coachende-deel, waarbij een digicoach vooral een collega begeleidt, enthousiasmeert om te leren en daarbij geen werk overneemt.
Er zijn twee manieren waarop digicoaches ingezet kunnen worden. Bij veel organisaties is de digicoach een medewerker die al bij de organisatie werkt en de rol van digicoach (erbij) krijgt. Mensen met vragen herkennen de digicoach, waardoor het laagdrempelig is om op ze af te stappen. Er zijn ook organisaties die nieuwe medewerkers hebben aangenomen met de functie van digicoach. Door een concrete focus binnen het werk bestaat hier niet het risico dat ze worden teruggeroepen naar andere werkzaamheden.
Vooral bij de keuze van digicoach als rol is het belangrijk dat team- of zorgmanagers zich bewust zijn van de toegevoegde waarde van digicoaches. Zij kunnen voorkomen dat zij terug worden gestuurd naar andere (zorg)taken. In de toolkit Activeren Leidinggevenden vind je documenten die je helpen om managers de urgentie duidelijk te maken en om hen te stimuleren een actieve rol te nemen.
4. START
communicatie
Maak bekend wat er mogelijk is voor de digistarters via een positieve boodschap in de hele organisatie, bijvoorbeeld met slogans als ‘prettiger werken voor jou, meer tijd voor de patiënt/cliënt’ of ‘je krijgt ondersteuning op maat’. Er is veel communicatiemateriaal gratis beschikbaar.
Houd hierbij vooral in gedachten dat communicatie niet alleen online kan, zo zal je de echte digistarters namelijk niet bereiken.
Ideeën uit de regio:
- Organiseer een promotieweek, zoals de Digiweek, met verschillende activiteiten zoals quizes met vragen over het rapportagesysteem, het medewerkersportaal en Microsoft om (kleine) prijzen te winnen
- Verspreid visitekaartjes van de digicoaches met een foto, e-mailadres en/of telefoonnummer
- Digicoaches gaan in gesprek met de teammanagers en de medewerkers op de vloer op verschillende afdelingen
- Plaats een bericht op intranet dat de digicoaches zijn gestart en waarvoor zij bereikt kunnen worden
- Voeg digi-tips toe in de nieuwsbrief, zoals ‘Nog sneller kopiëren en plakken van plaatjes of tekst op de computer kan met de sneltoetsen Ctrl+C (kopiëren) en Crtl+V (plakken)’
5. IN DE PRAKTIJK
proactiviteit & geduld
Aan de slag met het vergroten van digitale vaardigheden kost tijd. Digistarters verschuilen zich vaak uit angst of schaamte, digicoaches moeten hun best doen om ze te vinden. Sommige medewerkers zijn al geholpen met een verwijzing naar een website, anderen hebben veel coach-sessies nodig. Het vraagt tijd en geduld van de digicoach én de organisatie maar het levert resultaat op.
Niet alle medewerkers hoeven dezelfde vaardigheden te beheersen. Afhankelijk van de functie en bijbehorende werkzaamheden zijn er specifieke applicaties waar zorgprofessionals mee om moeten kunnen gaan bijvoorbeeld. Voor verschillende functies zijn de benodigde vaardigheden al in kaart gebracht, die je als organisatie eventueel kan personaliseren:
Gebruik de kracht van herhaling. Kijk nog even terug naar de communicatietips hierboven, probeer eens wat nieuws of hetzelfde nogmaals.
Een factor die in alle situaties goed lijkt te werken, zowel bij intra-murale als extra-murale zorg en digicoach als functie of als rol, is als de digicoach creatief om mag en kan gaan met zijn taken. Het kost tijd om de juiste manier van werken te vinden waardoor de digicoach zoveel mogelijk wordt aangesproken.
Tip: deze factor is beter om pas wat later in je project toe te passen, in overleg met je digicoaches. Het blijkt dat er in het begin juist meer behoefte is aan richtlijnen en kaders.
Let op: een gevaar van vrijheid van invulling kan zijn dat de digicoaches sneller worden teruggeroepen naar hun zorgtaken en niet toekomen aan hun uren als digicoach. Wees hierop alert!
6. BORGING
duurzame verbetering
Dit is een belangrijk deel van het proces. Er zijn verschillende manieren om de focus op digitale vaardigheden te behouden: het includeren van vaardigheden in functiebeschrijvingen, het betrekken van digicoaches bij het inwerkprogramma van nieuwe medewerkers en het bespreken van digivaardigheden tijdens functioneringsgesprekken. Breng de rol van digicoach in je organisatie en zoek verbinding met het onderwijs. Geef applicatiebeheerders van (nieuwe) applicaties de verantwoordelijkheid om de digicoaches hierover te vertellen.
Alle beetjes helpen
Ben je nog in afwachting van de start van je project digitale vaardigheden? Of ontbreekt de tijd of het budget op dit moment? Er is een aantal zaken die je alvast kan oppakken om de ontwikkeling van digitale vaardigheden in jouw organisatie te starten.
Geef het goede voorbeeld
Leidinggevenden op alle niveaus in de organisatie kunnen bijdragen aan de digitale ontwikkeling. Uit onderzoek blijkt dat managers een cruciale rol spelen, vooral bij digitale starters. Maak het onderwerp veilig bespreekbaar binnen het team. Geef als leidinggevende zelf het goede voorbeeld door zichtbaar aan een digitaal doel te werken. Stimuleer je medewerkers om digitaal te groeien.
Maak digitale vaardigheden onderdeel van het werk
P&O/HRM en opleidingen kunnen op verschillende momenten en manieren digitale vaardigheden onder de aandacht brengen, om te beginnen in vacatureteksten en selectiegesprekken. Neem in het introductieprogramma ook de uitleg op over programma’s waarmee de nieuwe collega’s aan de slag moeten. Zorg in het opleidingen-aanbod voor eenvoudig en praktisch aanbod op het gebied van digitale vaardigheden. Maak digitale vaardigheden een vanzelfsprekend onderdeel van het werk en neem het op in functiebeschrijvingen en coachings- of functioneringsgesprekken.
Kijk naar de oorzaak van vragen
IT-helpdeskmedewerkers hebben zicht op de meest gestelde vragen/veel voorkomende problemen. Bekijk waar deze vragen vandaan komen. Afhankelijk van de oorzaak is de oplossing soms eenvoudig: een keer uitleg geven in een team, een eenvoudiger handleiding maken of contact met de leverancier over een aanpassing
Houd het laagdrempelig
Communicatieprofessionals kunnen de handleidingen en instructies voor de programmatuur aanpassen, vanuit het perspectief van mensen die niet erg digitaal vaardig zijn. Voor de digitale starter zijn korte heldere ‘spiekkaarten’ met screendumps heel prettig. Of organiseer een laagdrempelige bijeenkomst samen met ICT of key-users waar mensen met praktische vragen snel geholpen kunnen worden.
